Ben je van plan een nieuw bedrijf op te zetten? De kans is groot dat je een hoogopgeleide wetenschapper of innovator bent, die volledig toegewijd is aan je bedrijfsidee. Toch is het hebben van een briljant idee of nieuw product slechts de eerste stap. Om succesvol te zijn, moet elk nieuw bedrijf in de biowetenschappen of deep tech vanaf het begin de essentiële bedrijfsonderdelen goed opzetten.
Helaas heb ik het bij te veel start-ups zien gebeuren: ze raken enthousiast over hun innovatieve idee, gaan ermee aan de slag, maar gaan failliet door slecht management. Hoezeer je je ook wilt richten op onderzoek & ontwikkeling, geld is essentieel. Als je het grotere geheel uit het oog verliest en je cashflow niet goed bewaakt, kun je heel snel zonder geld komen te zitten.
Laten we eens kijken naar de vijf basisstappen die nodig zijn om succes te boeken.
Het eerste wat je moet doen is je bedrijf inschrijven bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst, je registratienummers krijgen en naar de bank gaan. Het openen van een zakelijke bankrekening is een lastiger proces dan je zou denken en kan 3 tot 6 maanden duren. Organiseer dit in een vroeg stadium, voordat je echt begint met je bedrijfsprocessen. Zodra je leveranciers moet gaan betalen of financiering moet gaan ontvangen, is je zakelijke bankrekening klaar.
Je denkt misschien dat het aantrekken van financiering afhangt van je bedrijfsidee, maar je boekhoudsysteem is net zo belangrijk. Investeerders willen in een vroeg stadium cijfers zien en zullen je daarop aanspreken. Je hebt een duidelijk en nauwkeurig overzicht nodig en je moet achter je cijfers en prognoses staan, anders verliezen investeerders misschien hun vertrouwen. Een goede boekhouder zal je ondersteunen door een nauwkeurig systeem op te zetten waarin alle kosten zijn opgenomen, inclusief administratie, personeel, kantoor, R&D, juridische kosten en het registreren van intellectueel eigendom. En natuurlijk niet te vergeten een nauwkeurige belastingaangifte om te voorkomen dat boetes onnodige uitgaven veroorzaken.
Naast een boekhouder voor je administratie, wil je misschien ook samenwerken met een controller. Door hem of haar te betrekken bij de planning en controle, controleert een controller je financiële overzicht en houdt hij of zij je huidige en toekomstige cashflow goed in de gaten. Als dit niet goed is opgezet, heb je geen echt overzicht en kom je in het ergste geval zonder geld te zitten. Als je bijvoorbeeld aanvullende financiering nodig hebt, moet dat proces 6 tot 9 maanden van tevoren starten.
Uitstekend personeel is cruciaal voor je bedrijf, maar realistisch gezien is het ook een grote kostenpost. Als je een contract tekent met een werknemer voor 50k per jaar, kunnen de all-in kosten oplopen tot 80k. Je controller moet op de hoogte zijn van alle extra kosten die gepaard gaan met het aannemen van een werknemer, zoals sociale zekerheid, vakantieverlof/loon, pensioenregeling of reiskostenvergoeding. Zodra dat allemaal goed is opgezet, rekening houdend met alle aspecten, kan een payrollbureau de verwerking afhandelen.
Als je werknemers in dienst neemt, kom je misschien in aanmerking voor heffingskortingen voor R&D. Dan zijn er ook nog andere kredieten om te onderzoeken, zoals innovatieleningen, en alle verschillende belastingen om rekening mee te houden. Het bepalen van je belastingverplichtingen en -voordelen vereist dat je het volledige plaatje over een langere tijdspanne bekijkt.
Het grotere plaatje zien is cruciaal om jezelf op te stellen voor succes. Wees je ervan bewust dat je hiervoor afhankelijk bent van veel derde partijen, zoals een boekhouder, controller, salarisadministrateur, CFO en anderen. Waarom zou je die kopzorgen op je nemen als je expertise in de wetenschap ligt? Als alternatief kun je al deze verantwoordelijkheden uitbesteden aan één dienstverlener, een one-stop shop, waardoor je meer expertise krijgt voor minder tijd en geld.